Arbeitszeugnis: Formulierungen zum Verhalten gegenüber Vorgesetzten

Arbeitszeugnisse begleiten uns durch das gesamte Berufsleben und sind wichtig für die Karriere. Arbeitnehmende haben gemäss Art. 330a des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) jederzeit Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Darüber hinaus gibt es das Lehrzeugnis, das Lernenden nach Abschluss ihrer beruflichen Grundbildung ausgestellt wird.

Der Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht unabhängig vom Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Auf Wunsch kann das Zeugnis auf eine neutrale Arbeitsbestätigung ohne Angaben zu Verhalten oder Kündigungsgrund beschränkt werden.

Inhalt und Form des Arbeitszeugnisses

Nach dem Gesetz soll sich ein Zeugnis über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über die Leistungen und das Verhalten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers aussprechen. Der Inhalt eines Zwischenzeugnisses unterscheidet sich damit nicht vom Schlusszeugnis, mit Ausnahme der Schlussformulierung.

Ein formal korrekt ausgestelltes Zwischenzeugnis entfaltet in der Regel rechtliche Verbindlichkeit, auch dann, wenn sich später die vorgesetzte Person ändert. Je kürzer der Abstand von Zwischen- und Schlusszeugnis, desto stärker wiegt die inhaltliche Abweichung und desto überzeugender muss die Begründung sein. Einzelne kleinere Vorfälle oder ein angespanntes Verhältnis zum Ende des Arbeitsverhältnisses rechtfertigen in der Regel keine deutliche Abwertung.

Anders liegt der Fall, wenn das Zwischenzeugnis objektiv unzutreffend war, etwa weil die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber wesentliche Informationen erst später erhalten hat.

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Ein Arbeitszeugnis muss rechtsgültig unterzeichnet sein. Bei Kollektivunterschrift sind zwei zeichnungsberechtigte Personen erforderlich; bei Einzelunterschrift genügt eine Person. Die Unterzeichnenden müssen dem Arbeitnehmenden hierarchisch übergeordnet sein. Eine unleserliche Unterschrift ist nur zulässig, wenn sie maschinell ergänzt wird. Zudem besteht ein Anspruch auf ein unterzeichnetes Originalexemplar, eine Kopie oder ein digitaler Scan reicht nicht aus und eine Unterschrift durch externe Stellen, etwa Anwaltskanzleien oder Personalbüros, ist unzulässig.

Bestandteile eines Arbeitszeugnisses:

• Identität von Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer (vollständiger Name, evtl. Angaben zur Anstellung: Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, Beschäftigungsgrad
• Tätigkeiten und Funktionen: detaillierte Auflistung der relevanten Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Funktionsbezeichnungen und ggf. zeitlicher Verlauf
• Leistungsaussage: Auskunft über die Qualität der Arbeit, das Engagement und die Kompetenzen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers.

Die Leistungsaussage im Detail

Ein zentraler Bestandteil des Arbeitszeugnisses ist die Leistungsaussage. Sie gibt Auskunft über die Qualität der Arbeit, das Engagement und die Kompetenzen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers. Die Beschreibung der Leistung muss klar, konkret und vollständig sein. Je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses gelten unterschiedliche Anforderungen an die Ausführlichkeit.

Bei langjährigen Anstellungen reicht eine knappe Aussage rechtlich nicht aus. Es besteht jedoch kein Anspruch auf eine sehr gute Bewertung. Das Zeugnis muss der Wahrheit entsprechen und die Leistungen objektiv wiedergeben - angepasst an Funktion, Branche und betriebliche Erwartungen. Wer mit einer Beurteilung unzufrieden ist, muss belegen können, dass eine bessere Bewertung gerechtfertigt wäre.

Verhalten gegenüber Vorgesetzten

Codierungen sind in Arbeitszeugnissen grundsätzlich verboten. Unter Codierungen versteht man versteckte Hinweise oder Formulierungen, die erfahrene Personen negativ interpretieren, obwohl sie positiv klingen. Codierungen können auch durch das Weglassen bestimmter Informationen entstehen: etwa, wenn das Verhalten von Mitarbeitenden gegenüber Teammitgliedern und Kundschaft positiv beschrieben, aber das Verhalten gegenüber Vorgesetzten nicht erwähnt wird.

Umgang mit Problemen und Konflikten

Wenn Sie mit dem Inhalt Ihres Arbeitszeugnisses nicht einverstanden sind, sollten Sie zunächst das Gespräch mit Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber suchen. Negative Formulierungen entstehen nicht immer aus böser Absicht - oft sind sie Folge von Unsicherheit oder fehlender Erfahrung im Formulieren von Zeugnissen. Hilfreich ist es, konkrete Änderungsvorschläge zu unterbreiten und diese mit Beispielen aus Ihrer beruflichen Praxis zu untermauern. Setzen Sie in diesem Fall eine angemessene Frist von rund 14 Tagen zur Überarbeitung - bei Bedarf mit dem Hinweis, dass Sie rechtliche Schritte in Erwägung ziehen.

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Führt auch dies zu keiner Einigung, können Sie Ihren Anspruch gerichtlich durchsetzen. Zunächst ist ein Schlichtungsgesuch bei der zuständigen Stelle einzureichen.

Formulierungsbeispiele für Arbeitszeugnisse

Mitarbeiter- und Personalbeurteilung zu Leistungen und Verhalten konkret und angemessen zu formulieren, ist nicht immer ganz einfach. Die nachfolgenden Textbausteine können natürlich in den seltensten Fällen 1:1 übernommen werden, aber sie sind dennoch bei Formulierungen von Leistungs-, Verhaltens- und Führungsbeurteilungen behilflich und können Anregungen geben oder Ideen vermitteln.

Beispiele für gute und sehr gute Leistungsbeurteilungen:

• "Präzise Arbeitsweise und Zuverlässigkeit in Verbindung mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein zeichnen ihre in jeder Beziehung qualitativ hochstehende Arbeit aus."
• "Besonders hervorzuheben ist ihre Urteilsfähigkeit, die es ihr ermöglicht, auch in schwierigen Situationen zu einem eigenständigen und ausgewogenen Urteil zu gelangen."
• "Er ist ein wahrer Teamplayer und unterstützt seine Kollegen aktiv bei der Erreichung gemeinsamer Ziele. Seine offene Kommunikation und sein wertschätzender Umgang mit anderen tragen massgeblich zum positiven Arbeitsklima bei."

Beispiele für weniger gute Leistungsbeurteilungen:

• "Hier muss er mit unserer Unterstützung sowohl mental als auch fachlich noch an sich arbeiten, bis er das notwendige Leistungsniveau erreicht."
• "Bezüglich Engagement und Initiative erwarten wir aber nächstes Jahr mehr von ihm."
• "Was jedoch die Kundenorientierung betrifft - absolute Zuvorkommenheit, Serviceorientierung, Bereitschaft für Sonderlösungen - hat die Mitarbeiterin die Erwartungen unserer Abteilungen noch bei Weitem nicht erreicht."

Beispiele für ungenügende Leistungsbeurteilungen:

• "Dem Pensum ist er im Allgemeinen aber nur knapp gewachsen, er genügt den Anforderungen noch nicht."
• "Er benötigt dann aber noch zu viel Hilfe von Team und Vorgesetzten."
• "Seine mangelnde Bereitschaft, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten, wirkt sich negativ auf seine Arbeitseffizienz und Motivation aus."

Negative Formulierungen im Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnisse negativ formulieren, schreckt viele ab. Ist das gesetzeskonform? Ja, ist es, wenn man Wichtiges berücksichtigt. Man sollte immer die Frage nach der Bedeutung der Negativqualifikation in Bezug auf das ganze Arbeitsverhältnis hinterfragen.

Negative Aussagen sollten nur dann gemacht werden, wenn sie für die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung von eindeutiger Relevanz sind und sich gravierend auf das ganze Arbeitsverhältnis und die geforderte Gesamtleistung auswirken. Negative Äusserungen sind zulässig, sofern sie wahr sind und wesentlich für die Leistung oder das Verhalten des Angestellten.

Kein Mitarbeiter erbringt nur schlechte Leistungen oder zeichnet sich nur durch negatives Verhalten aus. Fehlleistungen und schlechtes Verhalten treten immer nur in der Verknüpfung mehrerer Umstände auf - dazu gehören krasse Fehlentscheidungen in der Rekrutierung oder fehlende Anforderungsprofile oder Mängel in der Führungskultur eines Unternehmens.

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Deshalb sollte eine ungenügende Aussage immer in einen positiven Gesamtzusammenhang gebracht werden, der die negativen Aussagen auf faire und objektive Weise relativiert. Wenn schlechte Qualifikationen gemacht werden sollen, dann sollte immer mit vorhandenen positiven oder aufklärenden Aspekten begonnen werden. Anschliessend werden die zu erwähnenden wichtigen Negativaussagen klar angesprochen und somit wieder mit einer positiven Note beendet.

Wahrheitspflicht vs. Wohlwollen

Ein Arbeitszeugnis soll die berufliche Zukunft der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers fördern und den Zugang zu neuen Stellen erleichtern. Dabei endet das Wohlwollen jedoch dort, wo die Wahrheitspflicht beginnt. Der zentrale Zweck eines Arbeitszeugnisses besteht darin, potenziellen neuen Arbeitgeberinnen oder Arbeitgebern ein ehrliches und aussagekräftiges Bild zu vermitteln.

Wahrheitsgemässe, aber negative Aussagen dürfen - und müssen - dann erwähnt werden, wenn sie für die Gesamtbeurteilung wesentlich sind. Solche Tatsachen sind allerdings schonend und sachlich darzustellen.

Weitere wichtige Punkte

• Ob im Zeugnis steht, dass ein Arbeitsverhältnis auf eigenen Wunsch beendet wurde, liegt grundsätzlich im Ermessen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers. Auf Wunsch muss die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber diesen Grund nennen.
• Allerdings darf der Austrittsgrund auch gegen den Willen der Arbeitnehmenden erwähnt werden, wenn andernfalls ein objektiv falscher Eindruck entstehen würde, etwa bei schwerwiegendem Fehlverhalten.
• Die Schlussformulierung mit Dank, Bedauern und guten Wünschen ist hingegen rein freiwillig.
• Arbeitnehmende haben grundsätzlich zehn Jahre Zeit, um ein Arbeitszeugnis ausstellen oder abändern zu lassen.
• Grundsätzlich ist die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber von Gesetzes wegen verpflichtet, Ihnen ein Arbeitszeugnis auszustellen. Sie haben daher einerseits keinen Anspruch darauf, das Zeugnis selbst schreiben zu dürfen.
• Einvernehmliche Lösungen sind allerdings möglich - etwa, wenn Sie Ihr Zeugnis selbst schreiben und die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber es anschliessend unterzeichnet.
• In der Praxis kommt es häufig vor, dass Arbeitnehmende ihren Vorgesetzten einen Entwurf zur Verfügung stellen, gerade bei internationalen Unternehmen oder bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses auf Englisch.

Häufig gestellte Fragen

• Muss ich einen Grund nennen, warum ich ein Arbeitszeugnis will? Nein, Sie müssen keinen Grund nennen.
• Gibt es eine Frist zur Ausstellung? Es gibt keine gesetzliche Frist, aber eine Ausstellung innert zwei Wochen gilt in der Regel als zumutbar.
• Dürfen krankheitsbedingte Abwesenheiten erwähnt werden? Ja, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Anstellungsdauer erheblich sind und die Arbeitsleistung oder das Verhalten beeinflusst haben. Krankheitsbedingte Abwesenheiten dürfen nur dann erwähnt werden, wenn sie relevant für die Gesamtbeurteilung sind.
• Habe ich Anspruch auf ein englisches Arbeitszeugnis? Ein rechtlicher Anspruch auf ein englisches Arbeitszeugnis besteht nicht. In der Praxis stellen viele Unternehmen jedoch ein Zeugnis auf Englisch aus, insbesondere bei internationaler Ausrichtung oder Bewerbung im Ausland. Alternativ kann auch ein eigener Entwurf eingereicht werden.

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